«Офис может работать без шефа, но не без секретаря»
Эти слова однажды произнесла американская кинодива Джейн Фонда. Сегодня секретари, помощники руководителя, ассистенты, офис-менеджеры отмечают свой профессиональный праздник.
Наверное, самая известная секретарша страны – обаятельная Верочка из кинофильма «Служебный роман». Все про всех знать, сплетничать по телефону и уметь соблюсти в наряде комбинаторность – в наше время такие «деловые» качества не актуальны. Сегодня ценится не длинноногая красотка, приносящая чай или кофе, а профессионал, ставший лицом фирмы, организатором ее успешной работы и правой рукой руководителя.
Именно такая – Вера Васильева, секретарь заместителя главы города Валерия Измалкова. Приятный голос, светлая улыбка и мягкие манеры – их обладательница умеет организовать не только собственный рабочий день, но и день своего руководителя. В любимый кабинет она каждое утро приходит без опозданий к половине девятого. Помимо пунктуальности, по мнению Веры, секретарю должны быть присущи ответственность, собранность и аккуратность в делах, умение всегда хорошо выглядеть. А еще необходима немалая выдержка, ведь за день через приемную проходит огромное количество посетителей.
– Работаю, стараясь вкладывать душу, – говорит наша героиня. – Секретарь должен справляться со всеми делами точно и в срок, удерживая в голове большой объем информации. Он должен быть отчасти психологом. Люди приходят к заместителю главы города с различными просьбами. И для меня важно выслушать каждого и оперативно решить проблемы, направить к нужному специалисту. Считаю, секретарь не имеет права на ошибки в общении с посетителями. Чтобы не обидеть, нужно уметь быть вежливой в любой ситуации.
В приемной с самого утра и до конца рабочего дня скучать не приходится. Нужно принять телефонограммы, рассортировать почту, решить вопросы подготовки и отправки срочных документов, составить график совещаний на день, организовать необходимые встречи. Телефонные звонки, обеспечение канцтоварами, прием посетителей – секретарь занимается практически всем, что помогает облегчить труд руководителя.
На вопрос, может ли каждый человек стать секретарем, Вера отвечает мягким голосом твердое «нет». Черты характера должны быть определенные. Говорят, хороший секретарь – на вес золота. Именно такой человек знает, когда нужно сказать свое веское слово, а в каких случаях стоит промолчать, как согласно деловому этикету принять гостей, а когда – быть «буфером» между посетителями и руководителем. Секретарь должен быть в тени, не стремиться к славе, сплачивать коллектив и создавать здоровую атмосферу:
– Это я дома мама, ласковая и нежная, а на работе нужны концентрация и деловая атмосфера. Плохое настроение, неприятности оставляем за порогом администрации.
Вера работает секретарем 14 лет. Секретарское дело преподавали в школе. И школьница даже не предполагала, что обучение на трехгодичных курсах перерастет в любимое дело всей жизни. Просто, когда пришло время выпуска, юную Веру пригласили работать секретарем в трест «Магнитострой» в информационно-вычислительный центр. Профессия не разочаровала. За эти годы наша героиня сменила несколько руководителей. По ее словам, именно они стали ее главными учителями. Требовательные и ответственные, они хотели видеть те же черты в своих подчиненных. Сегодня Вера не представляет себя в другой профессии.
– Для меня работать с людьми необходимо, как воздух. Где бы я еще смогла приложить свои таланты, даже и не знаю, – отвечает скромно, но, немного подумав, добавляет: – может, в психологии…
В администрации города она работает с 2006 года. За это время заслужила уважение и любовь коллег. Профессиональный праздник почти совпал c ее днем рождения. И наш разговор постоянно прерывали коллеги, которые приходили поздравить именинницу.
– Спортсменка, комсомолка и просто красавица, – характеризовали секретари управлений. – Она не просто прекрасной души человек, но и помощник, который подскажет, направит, поможет. Она – словно стержень, на котором держится рабочий порядок.
Свидетельство любви коллег – букеты, которые заняли практически все столы. Самый большой – от начальника.
Исполнительская дисциплина, понимание с первого слова задания и умение предугадывать то, что потребует начальник через неделю – такие качества хорошего специалиста ценит заместитель главы города Валерий Измалков. О секретарях своего блока он отзывается как о неутомимых тружениках, которые с утра и до вечера, а бывает – и без обеда, ведут работу с огромным потоком документов.
– До 40 тысяч документов в год проходят через руки секретарей всех трех управлений блока, этот поток не виден людям со стороны. По такому огромному количеству документов нужно правильно выстроить работу, соблюсти сроки, предусмотренные законом, чтобы люди вовремя получили ответы на свои письма, – говорит Валерий Александрович. – Давно уже прошли времена подачи секретарем чая или кофе, настоящий секретарь должен уметь многое. Труд этих людей нельзя недооценивать.
По данным статистики, в России около миллиона секретарей, помощников руководителя и офис-менеджеров. Эта профессия входит в пятерку самых востребованных. А вообще профессия секретаря появилась в Древнем Риме. В ту пору так называли доверенных лиц. Секретарям при августейших особах зачастую удавалось сосредоточить в своих руках значительную власть. Разумеется, раньше секретарями были исключительно мужчины. В России днем рождения секретарской должности можно считать 27 февраля 1720 года. Нововведение принадлежало Петру I.
Профессиональный праздник – День секретаря в нашей стране существует с 2005 года. И приходится на третью пятницу сентября. А Международный день секретаря во всем мире отмечается в апреле.