1 июня 1918 года был издан декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». Впервые в 1918 году ликвидировались ведомственные учреждения, а хранящиеся в них документы перешли в собственность государства. «Теперь сохранению подлежали все дела и документы, имеющие значение и для изучения истории, дипломатических сношений, политической, общественной, экономической жизни в разных ее проявлениях».
Хранению письменных исторических памятников с ранних времен люди придавали важное значение. В Древней Руси «старые письмена» продолжительное время находились вместе с казною в сокровищницах князей и феодалов. С принятием христианства в строящихся церквях и монастырях вместе с предметами культа стали хранить рукописные книги, грамоты и ценные акты. А факт хранения документов как культурного наследия можно отнести к эпохе правления Петра Первого. При нем уже появились архивариусы и стало употребляться слово «архив».
Архивная служба города берет свое начало от 20 апреля 1938 года. За 73-летний период архив Магнитогорска стал хранилищем для 207 тысяч дел. В его 13 хранилищах в строгом порядке разместились документы органов власти, промышленных предприятий, учебных заведений города и близлежащих районов.
Но документы архива не лежат мертвым грузом. Архив – это живой организм, о чем многие горожане знают не понаслышке. Подтверждение стажа, наград, факта учебы – вот неполный перечень услуг, который архивисты выполняют ежедневно по запросам горожан и бывших наших земляков, живущих в других городах и странах. Весь этот спектр услуг увеличился в последние годы из-за ликвидации многих учреждений города.
Изменения произошли и в архивной службе. Так, 1 апреля 2006 года было образовано муниципальное учреждение «Городской архив». Произошедшие реорганизации не изменили основной функции архива – обеспечения сохранности документов. Сохраняя прежние традиции в работе архива, коллектив учреждения привносит новые и современные методы благодаря появившимся техническим возможностям. Например, для сохранности особо ценных документов Магнитогорского горсовета 30-х годов было проведено их микрофильмирование. Теперь посетитель читального зала может познакомиться с документами 30-х на микрофишах без ущерба для подлинников. В 2010 году в архиве была внедрена электронная услуга «Vipnet», которая должна ускорить процесс поступления документов в Пенсионный фонд.
Коллектив МУ «Городской архив» состоит наполовину из молодых специалистов. Его в течение пяти лет возглавляет такой же молодой директор О. М. Павлова.
Пятилетняя дата со дня образования МУ «Городской архив» не осталась без внимания горадминистрации. Заместитель главы Магнитогорска В.Н. Нижегородцев отметил кропотливую работу архивистов, пожелал архиву успеха и процветания. Трое специалистов архивной службы И.Г. Ильина, С.А. Шубина и Т.А. Кашапова были награждены Почетными грамотами за успехи в архивном деле.